Konumuz : Proje ne demek? Nasıl proje hazırlayabilirim? proje yapmanın sınanmış yolları var mı? Her zamanki gibi soruları cevaplamak için bir hazırlık yapalım.

PROJE kelimesi ne demek, yaygın olarak nasıl kullanıyor ve anlıyoruz?

Latince projectum ve projetum (Fr)’dan gelir, İngilizce bilenlerimizin farkedeceği gibi “pro” önceden gelen olarak kullanırız. Gördüğüm kadarıyla latince gelişinde de aynı yolu izliyor. Eylemden önce şeyleri düzenlerken ortaya çıkan bir yapımdır. “İleriye atma” anlamındadır ve dilimizde zaman zaman “bir projem var” dediğimizde aslında gelecekte bir gün yapmış olmayı istediğimiz birşeyi ifade ederiz. 1950’li yıllara kadar elbette projeler yapılıyor ve proje yönetimi yerine geçecek pek çok işleve sahip metot izleniyordu; yani proje yönetimi yapılıyordu fakat acaba bugünkü tanımıyla ve özellikleriyle proje yönetimi halini nasıl aldı :

——————————————————————————————————

1910’lar Henry Laurence Gantt (1861–1919) tarafından geliştirilen Gantt şeması

1950’ler Kritik yol yöntemi (CPM) icat edildi

1950’ler ABD Savunma Bakanlığı, Polaris projesinde modern proje yönetimi tekniklerini kullandı.

1956 Amerikan Maliyet Mühendisleri Birliği (şu andaki adıyla AACE International) kuruldu

1958 Program Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (PERT) yöntemi icat edildi

1969 Proje Yönetimi Enstitüsü (PMI) proje yönetimi mesleğini teşvik etmek amacıyla kuruldu

1970’ler Simpact Systems Ltd tarafından oluşturulan 1975 PROMPT metodolojisi (Proje Kaynak Organizasyonu Yönetimi Planlama Tekniği’nin kısaltması)

1975 Efsanevi Adam-Ay: Fred Brooks’un Yazılım Mühendisliği Üzerine Denemeler yayınlandı

1984 Eliyahu M. Goldratt’ın yazdığı The Goal yayınlandı

1986 Scrum, Takeuchi ve Nonaka’nın The New New Product Development Game adlı makalesinde proje yönetimi stili olarak adlandırıldı.

1987 İlk Proje Yönetimi Bilgi Grubu Kılavuzu, PMI tarafından teknik inceleme olarak yayınlandı

1989 PROMPTII’den türetilen PRINCE yöntemi Birleşik Krallık Devlet kurumu CCTA tarafından yayınlandı ve tüm hükümet bilgi projeleri için Birleşik Krallık standardı haline geldi

1996 PRINCE2, CCTA (şimdiki Devlet Ticaret Ofisi OGC) tarafından tüm Birleşik Krallık hükümet projeleri için genel bir ürün yönetimi metodolojisi olarak yayınlandı.

1997 Eliyahu M. Goldratt tarafından Kritik Zincir yayınlandı

2001 AgileAlliance “hafif” yazılım geliştirme projelerini desteklemek için kuruldu

2006 AACE’nin  Toplam Maliyet Yönetimi Çerçevesi sürümü çıktı

2009 PRINCE2 2009 baskısı, diğer yöntemlerle uyumlu ve uygulamada daha esnek çerçeveyle çıktı

2012 ISO 21500:2012 Standard for Project Management Yayımlandı

2012 The 5th Edition of The PMBOK Guide Yayımlandı

2017 PRINCE2 Second Major Revision by AXELOS Yayımlandı

2017 The 6th Edition of PMBOK Guide Çıktı

2018 PRINCE2 Agile Çıktı

2021 The 7th Edition of PMBOK Guide Yayımlandı

“Nasa’da mekik mi uçuruyoruz? boşverin. Giza piramidi mi yapıyoruz, iş çıkartmayın? Ya şirketi ne kadar kurumsallaştırdınız bürokrasiyle yavaşlatmayın.”

Günümüzün yöneticileri genellikle şu hataları yapmaktadır:

1- Okumayı ve yazmayı sevmedikleri için bu konudaki uygulamaların kendilerine uyumlu yapılmasını mecbur kılar/ isterler ( her ne kadar şirketi verimsizliğe ve başarısızlığa götürse de ).

2 – Gizli kalmasını istedikleri düşüncelerle, şirket planlarının akıllarında daha güvende olduklarını sanarlar ve asla kayıt içeren yöntemlere yanaşmazlar. Oysa ki hem proje yapıp, hem de fikirlerin gizli kalması mümkün ve çok kolaydır.

3- O güne kadar uyguladıkları yöntem ve görev yapma biçimlerini, bunun dışında yeniliklere açık olmadıklarından, zor öğrendiklerinden veya yek sandıklarından aslında çok daha kolay, verimli olanlarla değiştirmek istemezler.

4- Öyle alışmışlardır ve bunun konforundan çıkmak için bir mentor, koç veya danışman kullandıklarında elde edecekleri kazanımların farkında değillerdir.

5- Daha önce aldıkları uzman yönlendirmelerini hatalı okurlar, hatalı uygularlar ya da gerçekten hatalı yönlendirmeler alırlar fakat sonraki projelere önyargı ile yaklaşmalarına sebep olur. Uzman değiştirmek bazen gereklidir; bu o uzmanın başarısızlığını değil, şirketle uzmanın uyumsuzluğunu yani iki tararflı bir uygun olmama halini gösterir.

6- Ortak dil, kararlarda odaklanma, ilerlemede şeffaflık, düşüncelerin kaybolmaması, doğru zamanda riskleri almama, belge ve resmi kayıt saklama gibi pek çok konuda avantaj sağlayacak proje yönetimi uygulamaları başlangıçta zaman kaybettiriyor gibi görünse ve şikayet alsa da sonradan tekrarlanacak pek çok görevi ortadan kaldırır, üst yönetimin kararlarına veri sağlar, çalışmaların doğru ve zamanında yapılmasına denetim getirir, ekibi organize eder, maliyetleri düzenler ve iş bitirmeyi kolaylaştırır ve riskleri minimize eder.

7- Keyfi, kişisel, yaşam biçiminden kaynaklanan, önyargılı ve insanları yargılayıcı kararlar. ( a kişisi hiçbirşeyi düzgün yapamaz, b kişisi şaka gibi sakar, c kişisi çok beceriksiz, d kişisi mükemmel ama z harfini çok kullanıyor, e kişisi deneyimli değil ) 🙂 demek istediğim mesnetsiz, akılla açıklanamayan, yeterince bütüncül düşünülmemiş, saçma veya duygusal yaklaşımlardır..

Plansız proje olur mu?

İşletme yönetiminde bir proje: zaman, bütçe ve kaynaklar gibi tanımlanmış parametreler dahilinde belirli hedeflere ulaşmak için bu hedeflerin mutlaka kapsam olarak tanımlandığı; üstlenilen geçici ve benzersiz işin gerçekleştirilmesi amacıyla gereken bütüncül çabalara verilen isimdir.

Elinizde bir fonksiyona ait bir görev var, pazarlama etkinliğini yürütmeniz ve yönetmeniz bekleniyor. Şimdi düşünün bir: sadece bütçeyi (pazarlama) tutmak için bile bir sürü belge kullanacak ve en azından tek bir dosyada bütçeyi hesaplayacaksınız. Tüm kısıtlar için böyle belgeleriniz olmasını bir yana bırakırsak; kocaman bir işi alt iş parçalarına ayırıp her bir iş parçasını yapacaksınız; bunu yapmanın ne kadar zor olduğunu haftalık ve aylık koyduğunuz bazı hedeflerin projeye dönüşür gibi olmasından bilirsiniz. Gençken günlük işler ve sorumluluklar üstlenilmeye yeni başlandığından o kadar fazla gelir ki ” bu ne yaa ne kadar çok iş, bunu yapılamaz” diyenlerinizi çok iyi biliyor ve tanıyorum. Çok normal.

Tecrübelerime göre şu an o yakınan arkadaşlar iş hayatlarında çok büyük projeleri kolaylıkla örnekse %60 görev üstlenerek kolayca bitirebiliyorlar; bunun sebebi plan yapmayı öğrenmeleri ve proje planlama becerilerine yatırım yapmaları.

Çok işi yürütmek için plan yaparız. Bu neden plansız proje, süreçsiz ve iş tanımsız işyeri/organizasyon olmaz. Sonu insan biliminde ve sosyal ilişkilerde kavga ve çatışma getirir. Kavga ve çatışmaya her ne kadar yöneticiler denetlemekle sorumlu olsalar da bazen işlerine gelmedikleri için bunları atlarlar;
proje planlamayı atlama lüksü ise hiç yoktur.

Neden her yapılan büyük veya bütüncül görev proje değildir veya demiyoruz?

Belirli hedefleri olmayan , sürekli değişen fikirler proje olamaz. Ufak işler, günlük görevler, birkaç sıradan görevin üst üste toplandığı konular gibi boyutları doğru tahlil edilememiş aktiviteler proje olmamalıdır. Bütçesi olmayan işlerin proje yönetimiyle yürütülmesinin gerekliliği şart değildir ama organizasyona göre bu işler projeleştirilebilir. Kapsamı tanımlanamayan işlerin, birden fazla kişiyle ve birden fazla alt görevlere sahip işlerin bulunmadığı çabaların projeleştirilmesine gerek yoktur.

Herhangi bir iş projeye dönüştürülebilir mi?

Soruya sorumuz, hangi işi projeye dönüştürmek istediğinizdir. O işi yapmak için farklı insanlar ve araçlar kullanacak mıısnız? Peki bir maliyeti olacak mı?, çok sayıda alt görevden oluşuyor mu ve zaman sınırlaması var mı veee tanımı tam belli mi. Evetse, o iş projeye dönüşebilir. Yalnız burada başkasının olanları almamaya dikkat ediniz ve metot kullanmıyorsanız da o işin proje olduğundan şüphe edileceğini unutmayın.

Neden benzersiz diyoruz?

Benzersiz olmasının sebebi örneğin yazılım projesi olarak bir mobil uygulamasının daha önce yapılmış olması kastedilmemektedir. O yazılım projesinin zaman, maliyet ve kapsamı diğerlerinden farklı olduğu gibi risk ve paydaşlar duruma göre değişebilir, daha doğrusu her bir mobil yazılım projesinde farklı olabilir ; ayrıca asıl hedef ve amaç da diğer ksııtlar aynı olduğu halde değişebilir.

Proje Yönetimi ve Süreç yönetiminin iç içe geçtiği bir nokta var. Nerede farklılar?

Projeleri yukarıda tanımladık, benzersiz, belirli bir amaç için süreçler topluluğu da olabilen kapsamı belli büyük işler. Süreçler ise tekrarlanabilir, standartlaştırılmış ve sürekli olarak iyileştirilen operasyonel faaliyetlerdir. Yani aslında süreç de bir iş olabilir, süreç yönetimi veya geliştirme başlı başına bir süreç ya da proje olabilir. Peki projeler süreç olabilir mi? nadiren kesişebilir ama genellikle hayır. Zaten şirketteki her görev veya alt iş birleşerek bir süreci meydana getirir.

Bu bağlamdaki projeler ayrıntılı planlama, yürütme, izleme ve kapanış aşamalarıyla karakterize edilir.

Yeni bir ürün geliştirmek, yeni bir pazara girmek veya yeni bir iş sürecini uygulamak gibi organizasyona faydalı değişiklik sağlamak veya değer katmak için tasarlanmıştır.

Proje yönetimi, proje gereksinimlerini etkin ve verimli bir şekilde karşılamak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin proje faaliyetlerine uygulanmasını içerir.

Değerli öğrenciler , bir proje hayatın çeşitli alanlarında ve akademik disiplinlerde aşağıdaki gibi tanımlanabilir ve örneklenebilir:

1. Mühendislik Projesi / İnşaatlar ve Bina Yapım Projeleri:

Örnekler: Hidrolojik ve hidrolik Etmenlerin Liman Sel kontrol sistemiyle korunması ,Kentsel Dönüşüm İnşaatı, Köprü inşaatı.

Tanım: Mühendislik ilkelerini ve standartlarını takip ederek yeni bir yapı veya teknolojiyi tasarlamak, inşa etmek ve test etmek için yapılan sistematik ve yapılandırılmış çaba.

2. Sanat Projesi:

Örnekler: Bir topluluk için duvar resmi oluşturmak, Sanatçının belirli konularda evde eserlerini üretmesi

Tanım: Genellikle bir mesaj iletmeyi veya estetik değeri arttırmayı amaçlayan, bir sanat eserinin tasarlanmasını, planlanmasını ve uygulanmasını içeren yaratıcı bir süreçtir.

3. Pazarlama Etkinlik Yönetimi Projesi

Örnekler: Spor aktivitesi, Düğün Töreni, Stand Kurulum ve Fuar Hazırlık, Müzik Festivali, Kurumsal Konferans

Tanım: Genellikle sosyal ve bir kuruluşun veya yeni bir ürünün tanıtımı gibi katılımcılara sunulacak bir aktivitenin planlanması, nesnelerinin üretimi ve inşasıyla etkinliğin tamamlanmasına kadar bütçe vb iş parçalarının yürütülmesi ve koordinasyonu.

4. Sağlık Projesi:

Örnekler: Türkiye’deki hastane ve polikliniklerde hastaya optimum randevu oluşturmayı coğrafi olarak yapan bir yazılım üretilmesi, Bir hastanede yeni bir elektronik sağlık kayıt sisteminin uygulanması.

Tanım: Hasta bakımını ve operasyonel verimliliği artırmak için yeni tıbbi prosedürleri, sistemleri veya teknolojileri uygulamaya yönelik koordineli bir çaba.

5. Çevre, Çevrecilik ve Çevre Mühendisliği Projeleri :

Örnek: Nesli tükenmekte olan türlerin korunmasına yönelik bir koruma projesi.

Tanım: Doğal ortamları ve biyolojik çeşitliliği korumayı veya restore etmeyi amaçlayan bir dizi planlı faaliyet.

6. Eğitim Projesi:

Örnek: Öğrencilerin bir hipotezi test etmek için deneyler tasarlayıp yürüttüğü bir bilim fuarı projesi.

Tanım: Belirli bir konu hakkında bilgiyi uygulamak, araştırma yapmak ve bulguları sunmak için öğrencilere verilen bir dizi görev.

7. Toplumsal Kalkınma ve Sürdürülebilirlik Projesi:

Örnek: Bir toplum merkezi inşa etmek.

Tanım: İnşaat, eğitim ve sosyal hizmetler yoluyla bir topluluğun yaşam standartlarını ve sosyal koşullarını iyileştirmeye yönelik organize bir çaba.

8. Araştırma Projesi:

Örnekler: Türkiye coğrafyasının denizler altında olduğu tarihleri ortaya çıkarmak, İklim değişikliğinin etkilerine ilişkin boylamsal bir çalışma yapılması, Meta analiz çalışması olarak Türkiye’de son 10 yılda yayınlanan pazarlama makalelerinin konu dağılımı.

Hipotez formülasyonu, veri toplama ve analizi içeren, genelleştirilebilir bilgiyi geliştirmek veya ona katkıda bulunmak için tasarlanmış sistematik bir bilimsel araştırma.

9. Bilgi Teknolojileri , Yazılım Projesi:

Örnek: Mevcut yazılım projesinin modülünde değişiklik yapmak, Yeni bir yazılım uygulaması geliştirmek.

Tanım: Belirli kullanıcı gereksinimlerini karşılayacak bir yazılım çözümü oluşturmayı amaçlayan planlama, kodlama, test etme ve dağıtımı içeren bir dizi etkinlik.

Takdir edeceğiniz gibi her kelimenin yaygın kullanım anlamı, o dilde terim olarak yani bir disiplinde geçen kavrama uyum sağlayacağı ve yaklaşacağı gibi, onunla belirli kavramlar açısından çelişen veya sınırları değişen bir imi ifade edebilir. Sözün özü “projem var”, “yeni bir proje aldık” denildiğinde herkesin proje yönetimi yapılan bir projeyi kastetmiyor olacağı gibi; her proje adı verilen çaba, proje yönetimde nitelikleri belirlenen “proje” demek değildir.

Proje Yönetimi, işletme yönetimi disiplini altında yer almaktadır ancak şu anda kategorilendirildiği yerin öneminin dışında proje yönetimi yukarıda bahsedilen pek çok alanda kullanabilir ancak bazıları ile kesinlikle kullanılmaz ve gerek duyulmayacaktır. Bazı disiplinlerde proje yapmak ise birbirine çok benzer özellikler içermektedir.

KAYNAKLAR:

PEM PMP Hazırlık Kursu Notları 2013 (Bireysel Notlar)

A Guide to the Project Management Body of Knowledge PMI (2010).

PMP Project Management Professional Study Guide. McGraw-Hill Professional Joseph Phillis 2003

https://www.pem360.com/blog/E-Book/Proje-Kavrami–Proje-Nedir/502

https://www.pmi.org/about/what-is-project-management