Toplantıların Verimliliğini Artırmanın Anahtarı
Belirsizliği Ortadan Kaldırmak ve buna güzel bir araç: PLANLAMA
Belirsizlik ve eksik planlama, toplantıların ömrünü kısaltır ve ekiplerin verimliliğini düşürür. Doğru stratejilerle bu süreci yönetmek, hem zamandan hem de enerjiden tasarruf etmenizi sağlar. Siz de bu yaklaşımları uygulayarak toplantılarınızı daha etkili hale getirebilirsiniz.
Toplantılar, bir şirketin operasyonel ve stratejik karar alma süreçlerinde hayati bir rol oynar.
Ancak, etkili bir şekilde yönetilmeyen toplantılar sadece zaman kaybına değil, aynı zamanda kararların hayata geçememesine neden olur.
Yazılımda döngüleri bilirsiniz. Kırmak için ne gerektiğini de. Belirsizlik ve yetersiz planlama, toplantıların içine sıkışmış “döngüler” oluşturur.
Unutmayalım, bir toplantının değeri alınan kararların hayata geçmesiyle ölçülür.
Her karar bir fırsattır; uygulanmazsa yalnızca not defterlerinde kalır.
Belirsizlik, aksiyonların önündeki en büyük engeldir!
Bu döngüyü kırmak için şu yaklaşımlar benimsenebilir:
- Toplantının amacı, karar almak mı yoksa çözüm üretmek mi? Hedefi netleştirerek gereksiz gündem maddelerini baştan elememiz lazım. Girmeden toplantı önceliklendirmesi yapılmış ve türü/temel konusu belirli olmalı.
- Toplantı öncesi gündem maddeleri belirlenmeli ve katılımcılara bildirilirken, katılımcılar hazırlıklarını yapmış bitirmiş olmalı. Toplantıya önceden hazırlık yapılmalı.
- Toplantı sonunda her kararın neyi,ne zaman, kim yapacak sorularına cevap verdiğinden emin ilerlemek lazım. Kararlar net sonuçlanmalı.
4. Kararlar hayal değil, gerçek olmalı. Uygulanabilirliği düşük hedefler coşkuyla başlar, ancak hızla gündemden düşer. Uygulanabilir hedefler belirlenmeli, gerekirse uygulanabilirlik tartışılmalı. (Genelde üst düzey yöneticilerin hayalleri tartışılmaz, aman dikkat)
5.Kararların ilerlemesini düzenli kontrol etmek için basit bir takip mekanizması (örneğin, aksiyon listesi veya proje yönetim aracı) kullanmalıyız. Takip sistemleri oluşturulmalı.
6.Kararların uygulanması için ilgili tüm tarafların aynı hedef doğrultusunda çalışması şart. İletişim eksikliği verimliliği düşürür. Genelde RACI matris veya şirket kültürüne uygun prosedürlerle veya kültür yayıcı faaliyetlerle halletmememiz gerekir diye düşünüyorum (kural/ilke öncelikli, daha nezaketli ve hızlı aksiyon alabilen ekipse kültür iletişimi) Karar alıcılarla uygulayıcılar/operatörler arası ilişki yönetimi sistemleştirilmeli.
Uygulanabilirlik yöntemi
Harvard Business Review’da yayınlanan bir makale, kararların uygulanabilirliğini %30 oranında artırmak için SMART
Belirli — Specific
Ölçülebilir –Measurable
Ulaşılabilir –Approachable
Gerçekçi— Realistic
Zamanlı –Timed
hedeflerin kullanılmasını öneriyor.
KAYNAKLAR:
- Meeting Design and Efficiency” – Harvard Business Review (2022)
- “Improving Team Collaboration through RACI Framework” – Journal of Organizational Behavior (2021)
- “The Role of Communication in Effective Decision-Making” – International Journal of Management Studies (2020)
- “The Impact of SMART Goals on Organizational Productivity” – Academy of Management Proceedings (2019)