Yanıt: küçük; büyük farketmez, koordine çalışmak isteyen her şirketin süreç yönetimi olanağına kavuşması kaçınılmazdır.
Bir şirkette iş süreci analizine başlamadan önce organizasyonel ekibin iş süreci yönetimine hazır olup olmadığını değerlendirmek çok önemlidir. Bu amaçla kullanılan bazı yaygın iş yöntemleri ve analiz araçları uygun zamanda, uygun kombinasyon ve uygun uzmanlıkla yapılırsa doğru sonuçlar elde etmek mümkündür.
Eğer süreç yönetimi için değerlendirme yapılmaz ise kurumsal potansiyeli olan bir mikro ya da küçük firmanın iptidai yöntemlere bırakılıp; çağdaş bir marka olması, kitlelere ulaşması, iyi hizmet sunması ve sahip olduğu kar tutarlarının geliştirilmesi önünde büyük engeller bırakılmış olunur.
Mikro şirketlerde eğer karmaşıklık çok düşükse süreç yönetimi yapılmayabilir. Zaten yapıldığında süreç yönetiminde çok derine inilemeyeceği görülür. Ancak tabi ki çelişkili kararlara sahip yöneticiler ve işyeri sahipleri vardır, buna göre davranmalıdır. Gerekirse süreç yönetimi başlatıldığı halde durdurulabilir.
Ancak aşağıdaki durumların çoğu mevcutsa ve yöneticilerin istekleri bunlardan birkaçı değilse süreç yönetimi yapmaya gerek yoktur denebilir. Yetenek olgunluk modeli testi veya varyantları, uyarlanmış versiyonları şirket hakkında epey veri ve yön tayin edebilir.
Aşağıdaki listede görülebileceği gibi en önemli vaziyetlerden biri de şirketin KARMAŞIK yapıdan uzak olması yani az departman, az insan, az süreç, az satış, az stok ve az finansal risk durumlarının biraraya gelmiş olmasıdır. Bu durumu “şirketin küçük olması” olarak açıklamak yeterli değildir; çünkü bazı şirketler küçük ama süreçleri yeterince fazla iletişim ve görev geçişi gerektirir düzeyde olabilir veya risk taşıyan, insanların anlaşmalarını bozan yapıda çalışma emeği barındırabilir. Her zaman uzmanlık yorum yapar ve yönetimin hedeflerince yön alır.
Toplantılarda süreç yönetimine değer vermeyen, istemeyen veya getirilerine talip olmayan yönetim kadrosu bulunduğunda da süreç yönetimi ertelenebilir.
AŞAĞIDAKİ DURUMLARDA SÜREÇ YÖNETİMİ UYGULANMASINA GEREK YOKTUR:
Güçlü Finansal Performans: Şirketin finansal sağlığı oldukça güçlü ve kârlılığı sürdürmek için operasyonel verimlilikte acil iyileştirmelere ihtiyaç duymuyorsa; Maşallah yüksek kar marjları, güçlü nakit akışı ve sağlam finansal grafikleri varsa…
Örnek şirket (3/10)
Yüksek Operasyonel Verimlilik: Şirket sürekli olarak performans hedeflerini karşılıyor veya aşıyor, yüksek verimlilikle çalışıyor ve süreçle ilgili sorunlar minimum düzeydeyse, düşük kusur oranları, yüksek müşteri memnuniyeti puanları, yüksek çalışan verimliliği ve minimum süreç darboğazlarıyla ilerlediği görülüyorsa…
Örnek şirket (4/10)
Kararlı ve Öngörülebilir Ortam: İşletme, müşteri talebinde, düzenleyici gerekliliklerde veya rekabet baskılarında çok az değişiklikleri olan istikrarlı ve öngörülebilir bir ortamda faaliyet göstermekte ise, analizlerde tutarlı piyasa koşulları, istikrarlı düzenleme ortamı ve düşük rekabet dinamikleri tanımlıysa…
Örnek şirket (4/10)
Düşük Karmaşıklık ve Hacim: Şirketin operasyonları nispeten basit, düşük işlem hacimleri ve az sayıda karmaşık süreç varsa. Az sayıda süreç alt adımı, sınırlı departmanlar arası etkileşim ve basit iş akışları varsa….
Örnek şirket (7/10)
Yüksek Çeviklik ve Esneklik: Şirket, pazar değişikliklerine hızla uyum sağlama yeteneğiyle gelişiyor ve standartlaştırılmış süreçlere çok fazla güvenmiyorsa; operasyonun uygulanmasında ve yöneticilerde standardizasyon yerine esnekliği destekleyen (bu işletmenin yaşamı boyunca bazen çok etkisiz, bazense çok gerekli olabiliyor) bir kültür hakimse…. yüksek düzeyde inovasyon, pazar değişikliklerine hızlı yanıt verme süreleri varsa…
Örnek şirket (7/10)
Her şirkette süreç yönetimi yapılabilir ancak bunu net olarak söyleyebilmek için ciddi analiz teknikleri gerçekleştirilmez ise süreç yönetimiyle verimlilik artışı yapacak şirketler, yeni bir sistem, düzen ve organizasyonel araçtan mahrum kalarak büyük potansiyel kaybı yaşamakta, zarar etmekte ve satış kaybına uğramaktadır.
Şimdi, koyduğumuz parametreleri basit bir hesapla hiç faktör analizi yapmadan toplayalım 3+4+4+7+7 =25 . 50 üzerinden 25 puan alan şirkette ne yapacağız mesela…Dediğim gibi, diğer girdiler olarak işletme analizinden elde edilen sonuçlara bakar yorumlarız, sonucu yönetimle yapılan toplantılar ve mesnetli karar verme tekniklerine başvurarak belirleyebiliriz.
Bir başka danışman ise bu şirketi şöyle yorumlayabilir: ülke ekonomisi stabil değil, rakiplerimiz de sürekli pazar payımızdan satış alıyor, finansal değerlerimiz kuvvetli değil, marj yapımız düşük ve içeride sürekli aynı işleri angarya görerek yapan, tartışan ve tüm bunlardan hoşnut olmayan bir yönetici var: BEN SÜREÇ YÖNETİMİNİ dereceli ve zaman kaynağını çok harcamadan, nispeten geçişli UYGULAYACAĞIM!
Örnekleri bir kenara bırakırsak, analiz ve olgunluk test yöntemleri BPM uygulamak için olumlu sonuç vermiyorsa ve ortak toplantılarda bu sonuca varılıyorsa işletmenin sorunu farklı konularda yatıyor olabilir. Stratejik seviyede değerlendirmeler, taktiksel seviyede çalışmayı gerektirecek birtakım metotlar gerektiriyor olabilir.
Bu durumda başka yöntemlerle, başka (organizasyonel ve örgüt yönetim paradigmaları) yaklaşımla sorunlar çözülme çabasına gidilebilir. Israrcı olmaya gerek yoktur…
KAYNAKLAR:
Süreç Yönetimi Eğitim Notları
Isaca Enstitüsü
Proje Yönetimi Eğitimleri